Alla luce della sempre crescente digitalizzazione dei processi aziendali, tra cui la digitalizzazione dei documenti contabili e della recente introduzione della fatturazione elettronica, le attività di un commercialista e di uno studio contabile, negli ultimi anni sono profondamente mutate e si son dovute adeguare ad operare sempre più “online“.
Per poter svolgere in maniera efficace ed efficiente il proprio lavoro è necessario disporre di adeguati servizi e strumenti di supporto.
Ogni giorno vi possono essere innumerevoli richieste da parte dei clienti attraverso vari strumenti e canali: messaggi, e-mail, telefonate o videochiamate. Se a tutte queste richieste non vi è un’esaustiva e rapida risposta da parte dei professionisti, può crescere il malcontento della propria clientela. Al fine di evitare che situazioni simili si possano verificare, è necessario dotarsi di sistemi e servizi avanzati ed efficienti che consentano di gestire al meglio tutta questa serie di attività quotidiane come se si stesse lavorando in smart working. A tale esigenza può rispondere un servizio telefonico basato sulla tecnologia VoIP, in grado di trasformare un tradizionale sistema telefonico in un importante mezzo di comunicazione. I servizi che permettono di sfruttar questa tipologia di tecnologia non comportano oneri eccessivi da sostenere, si tratta principalmente di piani in abbonamento dal costo contenuto, rappresentando quindi, un’ottima risposta anche in caso di budget ridotti. Notevole è inoltre la riduzione dei costi relativi alle telefonate rispetto ad un tradizionale servizio di telefonia. Un sistema telefonico di tale entità consente sostanzialmente di rispondere in maniera coerente e conveniente alle continue novità in termini di attività e pratiche online, consente inoltre di ottimizzare i tempi e minimizzare gli errori o gli imprevisti. Per tali ragioni rappresenta un ottimo supporto a tutte quella serie di attività che un commercialista o uno studio contabile si trova quotidianamente a dover gestire.
I vantaggi derivanti dalla sua applicazione possono essere così sintetizzati.
Chat interna per i membri dello studio
La tecnologia VoIP risulta essere semplice e di immediato utilizzo, e la sua versatilità consente di essere adottata e adattata in qualsiasi contesto richiesto. Non richiede adeguamenti hardware di alcun tipo, è sufficiente dotarsi di un software da installare sia su PC che su tutti i dispositivi mobili d’interesse ed è subito possibile comunicare in maniera rapida e efficace con tutti i colleghi all’interno dello studio, aumentando notevolmente la produttività e il livello del servizio reso ai propri clienti.
Divisione task
Nel momento in cui lo studio riceve una telefonata, il sistema con tecnologia VoIP mostra l’identità del chiamante e uno storico delle sue attività con lo studio stesso. In questo modo, ancora prima di rispondere, si è consapevoli di chi sia l’interlocutore e di che tipologia di assistenza può aver necessità. Questa tipologia di servizio risponde in maniera ottimale alla necessità di organizzare al meglio le attività da svolgere in studio sulla base del profilo del cliente e delle prestazioni da lui richieste.
Web conference interne
Sfruttando l’intuitività del sistema è possibile programmare conferenze web interne con estrema semplicità in modo da poter condividere dati, informazioni e report con tutti i colleghi dello studio ovunque essi si trovino.
Web conference e call con clienti esteri
Grazie alle connessioni internet sempre più veloci offerte dalla tecnologia della fibra ottica, è possibile oggi realizzare comunicazioni telefoniche sicure e di elevatissima qualità. In questo modo è possibile effettuare conversazioni sfruttando la connessione internet anziché utilizzare la normale linea di trasmissione telefonica. Con il sistema VoIP, è possibile sfruttare la connessione via fibra o ADSL per effettuare sessioni di videoconferenza con i propri clienti ovunque essi si trovino purché provvisti di connessione internet.
Condivisione file e documenti (sia con clienti che con lo staff)
Il sistema VoIP consente di condividere costantemente informazioni e file internamente allo studio migliorando notevolmente l’organizzazione strutturale interna. In questo modo è possibile anche pianificare attentamente la suddivisione degli incarichi e sfruttare uno scambio continuo di informazioni e documenti grazie alle chat interne. Ovviamente tali vantaggi sono i medesimi anche per quanto riguarda la comunicazione e condivisone con i clienti esterni all’organizzazione; è possibile mantenere un contatto costante e rapido con essi in modo da poter accogliere e risolvere efficacemente tutte le loro richieste.
Calendarizzazione riunioni
Grazie al sistema VoIP è possibile programmare in maniera immediata ed efficace le riunioni con tutto lo staff interno allo studio, utilizzando la piattaforma web è tutto a portata di click!
E’ inoltre possibile fare e ricevere chiamate attraverso il numero principale, trasferire chiamate alla voicemail, accedere alle directory, vedere i log delle chiamate, gestire le preferenze degli aggiornamenti, registrare le chiamate, trasferire una telefonata ad un collega; il tutto può essere comodamente svolto anche da fuori ufficio.
