Il VoIP offre molti grandi vantaggi rispetto ai sistemi telefonici tradizionali. Il più significativo di questi è che esso consente di connettere l’azienda a livello globale. I dipendenti, infatti, possono accedere al sistema telefonico aziendale praticamente da qualsiasi luogo.
Per tale ragione, e per la grande quantità di denaro che le aziende risparmiano sui costi telefonici sia inizialmente che nel corso del tempo, le aziende di tutto il mondo stanno passando ai sistemi VoIP.
Molte imprese sono, però, titubanti. I loro manager si chiedono quanto sia complicato migrare il sistema telefonico dall’analogico al VoIP. In realtà, è meno difficile di quanto si possa pensare. Tuttavia, ci sono alcuni passaggi che è possibile fare per rendere il passaggio al VoIP più agevole e cominciare quanto prima a sfruttarne i vantaggi.
Perché bisogna dire addio alle linee analogiche
Fino a poco più di dieci anni fa, l’utilizzo delle linee analogiche era considerata una prassi comune. Ciò in quanto le reti POTS rappresentavano il mezzo di comunicazione più efficiente. Sebbene la tecnologia mobile fosse in grande sviluppo, per un’azienda era preferibile andare sul sicuro ed evitare, quantomeno nell’immediato, di scontrarsi con i limiti, le carenze e i costi elevati di un nuovo sistema tecnologico.
L’introduzione del VoIP ha, però, cambiato le carte in tavola, finendo poco alla volta per rendere obsoleti i sistemi telefonici tradizionali. L’elevata diffusione della mobilità anche nei contesti professionali si scontra con i limiti delle linee analogiche, basate su componenti hardware (i fili) che devono obbligatoriamente essere presenti in sede.
Ovviamente, come con qualsiasi componente hardware, il rischio di guasti è sempre dietro l’angolo, anche nel caso di una semplice caduta accidentale. I sistemi telefonici locali non fanno eccezione. In caso di disastri naturali come terremoti o alluvioni, l’usabilità dei sistemi basati sulle linee analogiche è ad alto rischio.
Questo discorso, però, non vale soltanto per le calamità naturali. Persino una pandemia come il COVID-19 minaccia le aziende che non hanno ancora effettuato il passaggio ad un sistema VoIP. Del resto, durante il lockdown e con l’introduzione dello Smart Working in Italia, le aziende che utilizzavano il sistema telefonico tradizionale hanno avuto grossi problemi nel garantire il prosieguo delle attività produttive. Diversamente, le imprese che avevano già optato per il VoIP hanno avuto meno difficoltà.
Cosa cambia con la dismissione delle linee telefoniche tradizionali
La comunicazione sulla rete IP riduce notevolmente le tariffe delle chiamate telefoniche ed è molto più economica rispetto alle chiamate su rete fissa. La tecnologia Voice over IP consente di effettuare chiamate tramite connessione Internet e quindi è anche un’alternativa più economica ai tradizionali servizi telefonici per le chiamate internazionali e interurbane.
Dal punto di vista delle capacità tecniche, i sistemi telefonici VoIP prevalgono senza dubbio sui telefoni tradizionali. Essendo una tecnologia all’avanguardia, il VoIP supporta un’ampia gamma di funzionalità avanzate che rendono più facile e conveniente la comunicazione.
Il grande vantaggio del VoIP rispetto alla telefonia tradizionale è la mobilità. Poiché la trasmissione di voce e dati viene effettuata tramite connessione a banda larga, con questa tecnologia non c’è dipendenza dalla posizione fisica del dispositivo telefonico e dal numero di telefono. A differenza del numero di telefono tradizionale, il numero VoIP è portatile ed è accessibile utilizzando qualsiasi dispositivo abilitato a Internet.
Cosa comporta il passaggio al VOIP
Affinché il passaggio al VoIP possa essere gestito in modo semplice ed efficace, è necessario assicurarsi che l’azienda disponga di tutti i requisiti richiesti, a partire da una connessione a banda larga affidabile. Una buona regola dal punto di vista pratico è fare in modo che l’azienda abbia una banda larga sufficiente da consentire a un terzo dei suoi dipendenti di utilizzare contemporaneamente i telefoni.
Altro aspetto importante riguarda i numeri di selezione interna diretta (DID). Trattasi di numeri virtuali che consentono di instradare le chiamate a numeri di telefono esistenti. Per permettere agli utenti PSTN di raggiungere direttamente gli utenti VoIP, i numeri DID sono assegnati ad un gateway.
Quest’ultimo ha il compito di collegare la rete PSTN alla rete VoIP, instradando le chiamate tra le due reti. Le chiamate dal PSTN saranno instradate all’utente VoIP in possesso del relativo numero DID.
Anche la presenza di una buona attrezzatura telefonica può incidere molto sulla qualità del servizio. Prima di installare il VoIP, è necessario determinare in che modo ogni dipendente si connetterà. Ci sono una varietà di scelte in termini di apparecchiature telefoniche tra telefoni IP digitali, softphone, telefoni Wi-Fi e adattatori telefonici analogici. Tutto dipende dalle esigenze aziendali e dal numero di dipendenti che dovrà utilizzare quotidianamente il VoIP.
