Il VoIP sta diventando sempre più popolare in diversi settori, in particolare là dove la comunicazione flessibile vale oro. Gli hotel e, in generale, l’industria turistica sono uno di questi.
Molte attività, un unico dispositivo
Gli addetti alle pulizie, i facchini, i camerieri, lo staff del bar, l’amministrazione, la reception, e poi decine se non centinaia di camere: è facile immaginare la quantità dei numeri interni e i messaggi inviati tramite questi che riguardano la vita quotidiana in una struttura alberghiera.
In questi casi, l’uso del VoIP può fare la differenza, apportando numerosi vantaggi sia agli ospiti dell’hotel sia allo stesso personale. Come? Partiamo dicendo che un sistema di comunicazione unificata in hotel rende possibili, grazie ai telefoni VoIP, un gran numero di funzionalità. Gli addetti alle pulizie, per esempio, sono in grado di fare un report sullo stato della camera (se è pronta, se il mini bar è pieno ecc.), registrare l’arrivo in stanza degli ospiti, l’avvenuto check-out o il “non disturbare”. In più, un completo log delle connessioni da ciascuna camera rende possibile stabilire immediatamente il costo delle chiamate (pronto nel momento in cui il cliente paga il conto)
Disponibilità costante
La maggior parte di chi lavora in un hotel, è sempre in movimento. Gli strumenti di una comunicazione flessibile sono fondamentali in queste circostanze. I telefoni mobile sono una soluzione, ma sono la migliore? Per alcune strutture, poste in luoghi in cui il segnale arriva molto scarso, se arriva, potrebbe rappresentare un problema. Se in hotel c’è una connessione stabile, vale la pena tenere in considerazione l’uso della tecnologia VoIP . Il personale può in questi casi usare un telefono wireless con sistemi dect/wifi.
Gli “Short Number” e le funzioni rapide dei Centralini IP PBX
In un hotel si ha a che fare con migliaia di chiamate al giorno. Una comunicazione impegnativa, fuori controllo, genera caos e disinformazione. Il centralino IP PBX viene in aiuto. Quali facilitazioni può fornire questo sistema? Innanzitutto gli “short number”, attraverso cui ciascun ospite può facilmente contattare qualsiasi servizio dell’hotel (come la reception o il servizio in camera). In più usare gli specifici bottoni funzione, velocizzerà il contatto con il personale e renderà possibile risolvere in breve tempo le questioni più urgenti. Un’altra funzione che risulta molto utile soprattutto dal punto di vista dello staff è la possibilità di impostare gruppi di chiamata, attraverso cui, con una sola chiamata, per esempio dalla reception, si potranno inviare messaggi a tutto il gruppo di riceventi per cui è stato programmato.
Integrazione con i sistemi già esistenti
Le soluzioni basate sulla tecnologia VoIP saranno utili sia agli hotel con una rete di comunicazione già integrata sia a quelli che ne sono sprovvisti. Un hotel può implementare un centralino VoIP nel sistema così come optare per l’integrazione con un sistema già esistente. I telefoni IP Desk possono essere messi nelle camere, mentre lo staff dell’hotel porterà con sé i telefoni Wifi. Se l’hotel usa una rete di telefonia tradizionale verrà aggiunto un gateway connesso a tutti i telefoni analogici delle stanze e il telefono IP, che monitora lo stato dei numeri occupati nell’intera struttura, sarà installato direttamente in reception. Anche il sistema IVR (Interactive Voice Response, la tecnologia che permette ai clienti di interagire con il sistema telefonico attraverso menu vocali configurabili) merita una particolare attenzione, visto che rappresenta una soluzione ottimale alle chiamate di servizio.
Costi reali tagliati
A parte la semplicità d’uso, la tecnologia VoIP apporta notevoli risparmi. Spesso l’acquisto di un centralino VoIP a un prezzo scontato ha un costo più basso della costruzione di una infrastruttura cablata. Ma non solo: grazie alla virtualizzazione, si ha la possibilità di gestire efficacemente qualunque numero di linee e di interni, eliminando la necessità di eventuali interventi di manutenzione hardware e bastano pochi e semplicissimi passaggi non solo per attivare e disattivare un nuovo ma anche per inserirlo o rimuoverlo da una coda per le chiamate in ingresso e per disabilitare la possibilità di contattare numerazioni particolari come quelle a pagamento.
Chiunque sia stato ospite almeno una volta in un hotel sa bene quanto sia importante la semplicità nelle comunicazioni in qualsiasi momento del giorno e della notte. Questo richiede, ai gestori e proprietari di strutture per l’ospitalità, una ricerca di soluzioni di comunicazione flessibili e alternative alla tradizionale rete telefonica. In molti si stanno già orientando verso il VoIP, abbandonando le linee analogiche tradizionali. Ed è giusto che sia così.
